Benutzerfreundliches Arbeiten

Die Mehrheit der Arbeitnehmenden nützt im Arbeitsalltag Software oder Applikationen, zum Beispiel Office-Lösungen bei Büroarbeitsplätzen oder bei Computersystemen von Maschinen. Die Usability (Gebrauchstauglichkeit bzw. Benutzerfreundlichkeit) und User Experience (UX, Nutzungserlebnis) von interaktiven Systemen entscheidet darüber, wie fehlerfrei, effektiv und effizient die Arbeit erledigt werden kann und welche positiven Emotionen Arbeitnehmende damit verbinden.

UX ist definiert als „Wahrnehmung und Reaktionen einer Person, die aus der tatsächlichen und/oder der erwarteten Benutzung eines Produkts, eines Systems oder einer Dienstleistung resultieren“. Dazu zählen gemäß der ISO-Norm 9241 „alle Emotionen, Vorstellungen, Vorlieben, physiologischen und psychologischen Reaktionen, die sich vor, während und nach der Nutzung ergeben“.

Verärgerung statt Verbesserung

Software-Anbieter, die aufgrund des ökonomischen Drucks Innovationen schaffen, lösen damit häufig Verärgerung und Stress aus, da über viele Jahre erfolgreich gelernte und mittlerweile automatisierte Routinen verändert werden müssen. Die Arbeitspsychologie versucht solche Mensch-Maschine-Systeme unter möglichst früher Einbeziehung von Nutzern zu verbessern. Schließlich weisen jene Unternehmen, die Benutzerfreundlichkeit aktiv im Arbeitsalltag berücksichtigen, durch größere Effizienz und höhere Motivation auf Seite der Arbeitnehmenden einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Betrieben auf.

Tipps auf Unternehmensebene:
  • Bevor neue Software für Mitarbeitende eingeführt wird, UX-Tests durchführen
  • Angebot an Software-Schulungen bereitstellen
  • IT-Hotline für dringende Fragen und Probleme anbieten
  • Frage stellen: Ist ein Software-Update wirklich nötig?
  • Leicht erfassbare und intuitive Ordnerstrukturen auf Dateiservern anlegen
  • Auch mal abschalten, z.B. Verzicht auf E-Mail-Weiterleitungen von abends bis morgens
  • Auf Bildschirmpausen achten
  • Zuerst die Ursache für Fehler bei der Software suchen, dann erst beim Menschen
  • Einarbeitungszeit bei neuer Software gewähren und kalkulieren
Tipps für Mitarbeitende:
  • Aktiver und bewusster Umgang mit E-Mails: Effizient organisieren und löschen nicht vergessen
  • Trainings zur stressfreien Nutzung von Software wahrnehmen
  • Gegenseitig Unterstützung bieten zu Fragen wie etwa „wo ist die Funktion XY versteckt?“
  • Software und Applikationen hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit kritisch hinterfragen
  • Bei Problemen: kurz aufstehen und durchatmen, dann wieder an den PC setzen und nach Lösungen suchen
  • Sich bewusst machen: Meistens ist die Software fehlerhaft, nicht der Mensch
  • Software mit geringer UX an Vorgesetzte melden und UX-Tests zur Optimierung anregen